仕事で手帳を使っているけど、どうしたらもっと上手く書けるだろう？いつも手帳が使いこなせない。その原因と対策をご紹介。おすすめのビジネス手帳も必見です。
手帳の使い方を知ると仕事・自分が変わる
本気で差をつけるなら、手帳を『スケジュール管理』だけに使うのはやめましょう。
では、スケジュール以外に何を書けば良いの？
手帳を実際にどう使えばいいのかを知るために、まず、手帳をうまく使えない人と手帳をうまく使える人の違いを比較してみました。
これらの項目を意識して書くことで仕事が要領よく進むだけでなく、仕事の本来の目的を見失うことなく、質のいい仕事ができるようになります。
手帳に書いて、思考や行動の整理をしてみましょう。
ちょこっと書くだけから始めよう
「ちょっと大変そう。。。」
いえいえ。
手帳はそんなに難しいものではありません。
ちょこっと書くだけ。
それだけで仕事が変わり始めます。
『ちょこっと』気楽に始めて、『しっかり仕事に活かしていく』
参考の書き方なども交えてもう少し詳しく紹介していきます。
1.手帳に目標・目的を書こう
手帳の1ページ目に目的や目標を書いてペタリ。手帳を使わなくても仕事は出来ます。
目標や夢を言葉で語ることも出来ます。
ですが、語った目標や夢を達成するために実際に動く事は難しく、日々の忙しさに忙殺され、その場・その時限りの業務になりがちです。
仕事の目標や、仕事の目的を明確にし、記入しておくことで常に自分は何のために仕事をしているのかを考えながら進めることが出来ます。
Q.目標がないんです
A.目標を無理に堅苦しく考える必要はありません。『自分のやりたいこと』くらいの気軽な事から始めると良いと思います。
他にも、
仕事を始めたばかりだから仕事を覚えてこなすだけで精一杯なんてときは、
『ひとつも質問せずに1日の業務を終えること』なんて目標はいかがでしょうか。
決められたことをこなすだけでOKな仕事だとしても
『何分でこなせるか』『何件できるか』も目標になります。
Q.目標と目的の違いって？
目標と目的の簡単な違いを挙げてみます。
目標（目印）：売り上げ○○円達成
目的（意図）：素敵な文房具をたくさんの人に知ってほしい
上記のように、目標は目指すものの目印で、目的は目指すものの意図です。
『目的（意図）』を忘れずに仕事をすると、私は○○のために働いているんだなぁと、謙虚で前向きな気持ちでいられます。
受け身の姿勢ではなく、仕事への意欲にもつながり、心から健やかに働くことができます。
2.手帳で計画をたてよう
無計画：その時次第で仕事をこなせたとしても、時間をめいっぱい使ってしまったり、スキルアップのための時間がなかなか生み出せない。
計画的：期限を設定すると最短距離で動く努力ができる。スキルアップのための時間も前もって設定できる。
手帳を使って『目標』を『予定』レベルに落とし込んでいきましょう。
『目標』を『予定』にすることで、そのために何の仕事をすればいいかを考えられるようになります。
そのためには『時間管理』が重要な鍵になります。
時間は有限です。
仕事の時間には限りがあります。
そして、その時間を有効に活用出来るか否かで仕事スキルに差がつきます。
たとえ人から頼まれた仕事に期限が無かったとしても、必ず自分で期限を設定するようにしましょう。
Q.計画通りにすすまないのですが
A.計画の中に『調整時間』を設けましょう。
全くはじめての仕事の場合、計画通りに進まない事は普通のことです。経験を重ね、完璧に近い計画をたてていくことができますが、計画通りに完璧に進められる事は稀だと思います。必ず何か『想定外』のことが起こります。なので『想定外』を『先に想定しておくこと』が大事です。
計画の中に『調整時間』を設けることで、再計画を練ったり、計画通りにいかなかったモノゴトをその時間を使って調整することができます。
でも、その調整時間をあてにしてスケジュールを組むと意味がなくなりますので注意しましょう。あくまでその時間は調整のためだけの時間です。
写真のようなバーチカル型(1日を縦に区切ったタイプの手帳)なら空き時間を把握することが容易です。
3.手帳で全体を把握しながら実行しよう
手帳に書いた目標や目的、日々のスケジュール、全体を把握しながら仕事をしていきましょう。
多忙な業務中でも、今している仕事の本来の目的を見失わず進めることで、今この仕事をするべきなのか？このまま進めても良いのか？など、本質が見えてくることがあります。
ムダな時間を省けたり、要領よく仕事をこなすことができます。
やらなきゃいけないことや、思ったこと、アポや買うものなどなど。
自分のことを書き出してみると気付きができたり、新しいアイデアが生まれたりもします。
バーチカルでうまく時間を確保。手帳で全体を把握しながら要領よく仕事を進めていこう。
Q.手帳を書く時間がないんです
A.手帳を書く時間は先に決めましょう。仕事始めがベストタイムだと思いますが、業種によっては仕事始めが一番忙しい場合もあります。多忙な業務の合間に書けないときは、さっとメモして挟んでおき、後から手帳に書き写しましょう。
その場合も必ず『手帳タイム』を予め決めておいてください。5～10分でも『手帳タイム』をタスクにしてしまいましょう。
4.手帳で振り返り、改善しよう
書いて忘れず実行。ミスも後悔だけで終わらせないこと。反省や改善案の言葉だけ述べても、現実は何の改善にもつながりません。
次どうするか、
具体的に考えて、落とし込み、実行する。
これに尽きます。
手帳で振り返り、反省点を挙げます。
次にどうすればいいのかを考えます。
そしてそれを業務や予定に落とし込みます。
あとは、それを実際に実行していきましょう。
手帳を使い、同じ失敗を繰り返すことなく、より良い方向へどんどん進んでいきましょう。
Q.どうしても手帳が続かないんです
A.色々な理由で手帳が続かなくなることがありますよね。
例えば、、、
●書こうと思う事が多すぎて疲れる
●逆に少なすぎる
●手帳が重くて持ち歩くのが億劫
●書こうと思う事が多すぎて疲れる場合
疲れない程度に書く内容を減らしてみましょう。
キッチリあれこれやろうとしすぎると、それができなかった時にやめたくなってしまいます。それは『キッチリ書くこと』が目的になってしまっているからかもしれません。
本来の目的は手帳を埋めることではないので、後から見返した時に自分に役立つ情報だけに集中させるのがおすすめです。
●逆に少なすぎる場合
仕事の業務予定ばかりになっていませんか？
仕事の中に自分のやりたいことを見つけてどんどんチャレンジしていきましょう。
チャレンジすることで新しい仕事が生まれます。自分が生み出した仕事は、自分が責任を持ってやり遂げたい仕事。大変だけど、積極的に取り組むことができます。それがスキルアップへとつながっていきます。
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最後に
書いて記録することで、たとえ頭から忘れてしまっても手帳が覚えていてくれます。
ちょこっと書きからでOK！
手帳を使って、どんどんお仕事向上していきましょう。
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